¿Cómo configurar un mensaje de ausencia en la oficina para notificar a quienes se comunican con usted que usted está de permiso? De hecho, antes de irse de vacaciones, tendrá que resolver algunos pequeños detalles en la oficina. Las respuestas automáticas de ausencia son parte de esto. Si usa Outlook o Google Mail (Gmail), le diremos aquí cómo habilitar esta función y también le daremos algunos ejemplos de mensajes claros y efectivos.

Configure un mensaje de fuera de la oficina: amplíe Gmail y Outlook

Gmail y Outlook son el correo electrónico comercial más utilizado actualmente en el trabajo. Estos dos servicios le brindan la capacidad de activar mensajes fuera de la oficina cuando está fuera del trabajo, ya sea para salir, capacitarse o viajar.

Habilitar una respuesta de ausencia automática en Gmail

La función "Respuesta automática" en Gmail le permite informar a sus empleados o clientes que usted está fuera cuando se comunican con usted durante sus vacaciones o sus viajes. Esto le permitirá indicar que no podrá responder a su correo electrónico por un tiempo.

¿Cómo configurar un mensaje de ausencia? Solo tiene que proceder de la siguiente manera:

  • Ve a Gmail.
  • Haga clic en la rueda pequeña, en la esquina superior derecha, luego en "Configuración".

En esta página, se le proponen varias pestañas, entre las que se encuentran "General", "Etiquetas", "Bandeja de entrada", "Cuentas e importación" …

Estás en la pestaña general.

En la parte inferior de la página, encontrará la sección "Respuesta automática".

Dice: " Se envía una respuesta automática a todos los mensajes que recibe. Si un contacto le envía varios mensajes, esta respuesta automática se envía una vez cada 4 días como máximo. "

  • Seleccione con su mouse "Respuesta automática habilitada".

Luego, debe completar los campos fechas de inicio y finalización, indicar el asunto y escribir el mensaje.

  • Todo lo que tiene que hacer es guardar su mensaje haciendo clic en "Guardar cambios".

¿Qué hay de Outlook?

Cómo configurar un mensaje de ausencia en Outlook

Aquellos que usan Outlook también pueden activar un "Asistente de fuera de oficina".

  • En la esquina superior izquierda, haz clic en "Archivo" y luego en la pestaña "Información". Encontrará varias opciones: "Configuración de cuenta y social", luego "Respuestas automáticas (sin escritorio)".
  • En la sección "Respuestas automáticas", marque "Enviar respuestas automáticas".
    Microsoft dice: " Si desea especificar un rango de horas y fechas, seleccione la casilla de verificación Enviar solo por este tiempo. Luego configure la hora de inicio y la hora de finalización. En la pestaña En mi organización, escriba el mensaje que se enviará dentro de su organización; En la pestaña Fuera de mi organización, escriba el mensaje para enviar fuera de su organización ".
  • Para confirmar, simplemente haga clic en Aceptar.

Si es un emprendedor autónomo o tiene una empresa muy pequeña y usa Outlook.fr o Live.fr para configurar su mensaje de ausencia, simplemente haga clic en la rueda pequeña, en la esquina superior derecha (Configuración de correo ). Aparecerá un menú: "Actualizar", "Respuestas automáticas" … Seleccione esta última opción. Microsoft dice: " Use respuestas automáticas para advertir a otros que está de vacaciones y que no podrá responder a su correo. "

Marque "Enviar respuestas automáticas" y complete los diferentes campos.

Ahora sabe cómo configurar un mensaje de ausencia, pero ¿cómo escribir una respuesta automática?

Algunos ejemplos de mensajes fuera de la oficina.

Para escribir el mejor mensaje de ausencia, siga los consejos de profesionales. Puede optar por un texto clásico pequeño, pero también decide ser en negrita.

El clasico

El sitio de trabajo de RegionsJob ofrece:

Buenos dias,
Estaré fuera de la oficina de (xxxx) a (xxxx) inclusive.
Al no tener acceso a mi correo electrónico durante este período, tomaré nota de su mensaje cuando regrese.
En caso de emergencia, puede contactar (xxxx) en esta dirección: ((correo electrónico protegido)).
Atentamente,
(Firma)

El personal

El sitio Asap.be nos da un buen ejemplo

Buenos dias,

Mediante este mensaje, le informo que no estaré disponible hasta (fecha), porque (disfruto de unos días libres / estoy de vacaciones / vivo una experiencia única / realizo mi sueño / recargo mis baterías).

¡Pero quiero ayudarte! Mientras tanto, puede contactar (persona de contacto, detalles de contacto). Si no es urgente, con gusto responderé su correo electrónico cuando regrese.

Mientras tanto, no dudes en seguirme en (redes sociales, sitio web, blog).

¡Que tengas un buen día y sigue (cita)!
(nombre y función)

El mensaje en ingles

¿Trabajas en un entorno internacional? ¿Y quieres un mensaje en inglés? En LinkedIn, puede encontrar ideas muy simples pero efectivas:

Comenzaré a salir de la oficina. Volveré en
Si necesita asistencia inmediata durante mi ausencia, comuníquese con (persona de contacto en caso de emergencia) al (dirección de correo electrónico de la persona). De lo contrario, responderé a sus correos electrónicos lo antes posible a mi regreso.

Saludos cordiales,
(Su nombre)

El mensaje es demasiado original.

La agencia de contratación Morgan McKinley, ofrece este mensaje que no complacerá a todos:

Hola, actualmente estoy de vacaciones de xx / xx a xx / xx. Para emergencias, gracias por dirigirse a la tercera tumbona a la derecha, paraguas amarillo y bikini a rayas. Permanencia de 10h a 18h (riesgo de ausencia por baño).

Es posible que pueda usarlo como introducción y complementarlo con un mensaje más clásico. ¡Hará sonreír a sus empleados y clientes!

Hola, actualmente estoy de vacaciones de xx / xx a xx / xx. Para emergencias, gracias por dirigirse a la tercera tumbona a la derecha, paraguas amarillo y bikini a rayas. Permanencia de 10h a 18h (riesgo de ausencia por baño).

Estoy bromeando

Estaré fuera de la oficina de (xxxx) a (xxxx) inclusive.
Al no tener acceso a mi correo electrónico durante este período, tomaré nota de su mensaje cuando regrese.
En caso de emergencia, puede contactar (xxxx) en esta dirección: ((correo electrónico protegido)).

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Empleo