Para vivir mejor sus días, es importante saber cómo organizarse en el trabajo . De hecho, la falta de organización genera estrés y fatiga. Entonces, ¿cómo organizarse para ser más eficiente en el trabajo?
Algunos consejos para una mejor organización en el trabajo.
Administra tu tiempo
Saber cómo administrar su tiempo es un arte delicado que le quita mucho estrés y genera autoestima y una sensación de libertad cuando tiene el control. Si usted es uno de los que a menudo se siente abrumado, estas son probablemente las causas posibles:
- Mala organización,
- Olvidado
- Una subestimación de la duración de ciertas tareas (problemas de evaluación),
- Exceso de trabajo,
- El aspecto emocional (nos ocupamos de las tareas agradables y lleva tiempo realizar las demás),
- La procastinación,
- Lo imprevisto,
- La ausencia de delegación,
- Mala comunicación o demasiada comunicación,
- La dificultad de decir no
- Entretenimiento como teléfono, redes sociales …
Para resolver todo esto y administrar mejor su tiempo, existen técnicas que van desde simples hasta sofisticadas.
Almacenar tu espacio de trabajo
Tener un espacio de trabajo ordenado le ahorrará tiempo al evitar buscar un bolígrafo durante 10 minutos, por ejemplo. Ahorrará tiempo que puede usar para otras tareas. Además, trabajar en un espacio agradable es mucho más relajante para la mente.
Utilizar sistemas de automatización.
Si trabaja en una oficina, su correo contiene muchos recordatorios: citas, reuniones, archivos a devolver. Úselo para asegurarse de no olvidar nada.
Cree carpetas y subcarpetas para ayudarlo a encontrarse y evitar el estrés innecesario.
Horarios
El método de planificación consiste en crear cronogramas indicando qué hacer (qué) y cuándo (cuándo).
Entonces usamos un calendario (como Google Calendar o Outlook) para permitir una mejor administración.
Las ventajas :
- Muy buena planificación laboral
- El aspecto colaborativo (la posibilidad de compartir tu calendario),
Los inconvenientes :
- No hay ninguno o pocos.
- Solo tenga cuidado de respetar … el calendario, no lo cancele ni posponga.
Tomar notas
Si tiene una agenda, no dude en registrar sus citas y reuniones utilizando, por ejemplo, diferentes colores. Las notas post-it no están desactualizadas. En papel o electrónica, úsalos.
Hacer listas
El memorando de ayuda o la lista de tareas en inglés le permite no recordar nada.
Este método tiene algunas ventajas:
- Fácil de realizar y usar,
- Rápido.
Los inconvenientes :
- La falta de organización,
- Incumplimiento de las prioridades.
Por lo tanto, las listas son ideales a corto plazo.
Tomar descansos
Si "el trabajo es salud ", tomar descansos cortos y regulares no lo matará ni lo hará menos efectivo. No dude en estirar las piernas, alejarse de su computadora o salir a caminar para desahogar su mente. Tu cerebro te lo agradecerá a ti y a tu cuerpo también.
Usa la técnica Pomodori
Desarrollado en los años 80 por Francesco Cirillo, consiste en completar una tarea en 25 minutos, antes de tomar un descanso de 5 minutos. Pomodori significa "tomate" en italiano, pero es la imagen del temporizador que se retiene aquí, ¡su olla a presión interna!
Necesitará un temporizador para aplicar esta técnica, a menudo aplicada por contratistas y desarrolladores.
La ventaja de este método es la agilidad. Desarrolla su cerebro al concentrarse durante un período de tiempo determinado en la misma tarea (mejor concentración) antes de hacer un descanso que solo será beneficioso.
Aprende a priorizar
Para estar seguro de hacer todas sus tareas diarias, cree una lista de cosas que debe hacer en el día, con los plazos respectivos. Podrá, desde la mañana, comenzar con las tareas urgentes y terminar las demás al final de la tarde. Ambas tareas urgentes e importantes deben hacerse primero. Esto le permitirá planificar su día: tareas, duraciones, etc. También sabrá cuánto tiempo tiene que dedicar a cada tarea e incluso se organizará mejor.
Aprender a priorizar ayuda a administrar el tiempo por prioridad. Hay dos líneas (importante y no importante) y dos columnas (urgente y no urgente).
La teoría de Einsehower permite priorizar sus acciones haciendo primero lo que es urgente e importante. Pero la priorización le permite realizar sus tareas de acuerdo con sus objetivos, sus valores, los objetivos del equipo al que pertenece, los plazos impuestos, etc.
Los beneficios de la priorización:
- Un trabajo sobre los objetivos, o sus valores,
- Mejor productividad y eficiencia.
Los inconvenientes :
- Funciona principalmente a corto plazo,
- Sobrecarga posible (cuando todo es importante, ¿qué hacer?)
Lo invitamos a probar cada uno de estos métodos y determinar el que más le convenga. También puedes alternarlos.